Polityka prywatności
Ta polityka mówi, jakie dane przetwarzamy w serwisie Complizer, po co, jak długo i jakie prawa mają osoby, których dane dotyczą. Piszemy ją na podstawie tego, co Serwis naprawdę robi.
1. Administrator danych
Administratorem danych osób korzystających z Serwisu jest Momentum AI sp. z o.o., ul. Olsztyńska 58, 11-500 Wilkasy (KRS 0001171902, NIP 8452007341, REGON 541679702). Kontakt w sprawie danych: hello@complizer.eu. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
Dane osobowe zawarte w plikach i dokumentach firmy (na przykład nazwiska osób kontaktowych u klientów i dostawców) przetwarzamy w imieniu tej firmy, jako podmiot przetwarzający, na zasadach z punktu 10 Regulaminu. Wobec tych danych administratorem jest firma, która je wgrała.
2. Jakie dane przetwarzamy
| Dane | Skąd |
|---|---|
| Konto: adres e-mail, hasło (przechowywane jako skrót, nigdy w postaci jawnej), język, rola w firmie, kto zaprosił, daty logowania i potwierdzenia adresu. | Od osoby przy rejestracji lub przyjęciu zaproszenia. |
| Firma: nazwa, domena e-mail, plan, numer NIP lub VAT, adres, e-mail do faktur, treść formularza „Skontaktuj się z nami”. | Od administratora firmy w Ustawieniach. |
| Pliki i dokumenty: wgrane pliki źródłowe i szablony, przygotowane dokumenty i ich wersje, odczytany tekst plików (zapisany, żeby nie czytać pliku dwa razy), miniatury stron, notatki do dokumentów, kto i kiedy co wgrał lub przygotował. | Od osób z firmy w czasie pracy w Serwisie. |
| Zużycie: ile dokumentów i tłumaczeń firma zleciła i kiedy, ile skanów odczytał model; potrzebne do rozliczenia planu. | Z działania Serwisu. |
| Dane techniczne: adres IP przy rejestracji i logowaniu (do ograniczenia liczby prób), logi serwera (adres IP, czas, adres strony), pliki cookie z punktu 7. | Z przeglądarki. |
Nie zbieramy danych z innych źródeł, nie profilujemy osób i nie podejmujemy wobec nich automatycznych decyzji.
3. Po co i na jakiej podstawie
- Prowadzenie konta, przygotowywanie dokumentów, zaproszenia, powiadomienia o koncie i planie: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Faktury i rozliczenia: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO, przepisy podatkowe i o rachunkowości).
- Bezpieczeństwo Serwisu: ograniczanie liczby prób rejestracji i logowania z jednego adresu, logi serwera, wykrywanie nadużyć: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Odpowiedzi na reklamacje i zapytania: wykonanie umowy i nasz prawnie uzasadniony interes.
Nie wysyłamy wiadomości marketingowych. E-maile, które wysyłamy, dotyczą konta, zaproszeń, hasła i planu.
4. Komu dane są przekazywane
- Dostawca modelu AI. Żeby odczytać plik, przygotować dokument, przetłumaczyć go lub sprawdzić listę elementów, przesyłamy treść plików (tekst, tabele, obrazy stron skanów i zdjęć) do modelu Anthropic przez jego interfejs API. Według warunków tego interfejsu dostawca nie wykorzystuje przesłanych danych do trenowania modeli i przechowuje je tylko przez czas potrzebny do obsługi zapytania i nadzoru nad nadużyciami.
- Dostawca hostingu, na którego serwerach działa Serwis i są przechowywane pliki.
- Dostawca usługi wysyłki e-mail, przez którego wychodzą wiadomości o koncie.
- Biuro rachunkowe w zakresie faktur.
- Organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.
Konwersja plików Word do PDF odbywa się na naszych serwerach. Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich reklamodawcom. Osoby z jednej firmy widzą tylko dane swojej firmy.
5. Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dostawca modelu AI przetwarza dane w Stanach Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zawartych w umowie z dostawcą. Pozostali odbiorcy przetwarzają dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Konto i dane firmy: dopóki konto istnieje. Konto usuwamy na wniosek administratora firmy.
- Pliki, dokumenty, odczytany tekst i miniatury: dopóki osoba z firmy ich nie usunie w Serwisie lub konto nie zostanie usunięte. Usunięty plik znika z serwera od razu, razem z odczytem i miniaturami.
- Osoba usunięta z firmy: dostęp wygasa od razu, a jej adres pozostaje przy dokumentach, które przygotowała, dopóki istnieje konto firmy. Na wniosek tej osoby usuwamy jej adres i hasło; dokumenty zostają w firmie bez jej nazwiska.
- Zużycie planu: dopóki konto istnieje.
- Faktury i dane do nich: 5 lat od końca roku, w którym wystawiono fakturę (przepisy podatkowe).
- Adres IP przy rejestracji i logowaniu: do godziny.
- Logi serwera: do 30 dni.
- Pliki cookie: patrz punkt 7.
7. Pliki cookie
Serwis używa tylko plików cookie niezbędnych do działania. Nie używamy narzędzi analitycznych, reklamowych ani skryptów innych firm.
| Cookie | Po co | Jak długo |
|---|---|---|
| sessionid | Utrzymuje zalogowanie na tym komputerze. | 30 dni |
| csrftoken | Chroni formularze przed podrobionymi żądaniami. | Rok |
| django_language | Pamięta wybrany język. | Rok |
8. Prawa osób
Każda osoba, której dane przetwarzamy jako administrator, może zażądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Wniosek wysyła się na adres z punktu 1; odpowiadamy w ciągu miesiąca. Adres e-mail i język zmienia się samodzielnie w Ustawieniach.
Osoba ma też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Wnioski dotyczące danych zawartych w plikach i dokumentach firmy kierujemy do tej firmy jako administratora i pomagamy jej je zrealizować.
9. Bezpieczeństwo
Połączenie z Serwisem jest szyfrowane (TLS). Hasła przechowujemy wyłącznie jako skróty. Dane każdej firmy są oddzielone od danych innych firm i dostępne tylko osobom z tej firmy, według ich ról. Liczbę prób rejestracji i logowania z jednego adresu ograniczamy. Dostęp do serwerów mają tylko osoby, które je utrzymują.
10. Zmiany polityki
O istotnej zmianie polityki powiadamiamy administratorów firm e-mailem. Data ostatniej zmiany jest podana na górze strony.